Le règlement intérieur : obligation et contenu

Passer la barre des cinquante salariés déclenche toute une série de nouvelles obligations, et le règlement intérieur en fait partie. Beaucoup de dirigeants le considèrent comme une formalité, le rédigent vite fait et le classent. C'est une erreur : un règlement bâclé ou adopté sans respecter la procédure est tout simplement inopposable, donc inutile le jour où vous voudriez sanctionner un salarié. Reprenons les règles du jeu.

Une obligation qui se déclenche à 50 salariés

Le règlement intérieur est obligatoire dans toute entreprise ou établissement employant au moins 50 salariés. Le seuil n'est pas franchi au premier mois venu : il faut que l'effectif de 50 salariés soit atteint pendant douze mois consécutifs. Une fois cette condition remplie, vous disposez d'un délai de douze mois à compter de ce franchissement pour mettre le document en place.

En dessous de 50 salariés, le règlement intérieur n'est pas obligatoire, mais rien ne vous interdit d'en adopter un volontairement. C'est même souvent une bonne idée, car sans règlement, vous ne pouvez pas prononcer valablement certaines sanctions disciplinaires prévues dans un document que vous n'avez pas rédigé. Sur ce point, la logique est simple : pas de règlement, pas d'échelle des sanctions opposable.

Ce que le règlement doit obligatoirement contenir

Le contenu n'est pas libre. Le règlement intérieur a un objet limité, fixé par le code du travail, et ne peut porter que sur trois grands domaines.

1. L'hygiène et la sécurité : les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise, les consignes, le cas échéant les règles sur les équipements de protection, l'alcool ou les tests.
2. La discipline : les règles de comportement, la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur, ainsi que les droits de la défense du salarié (procédure, possibilité d'être assisté lors d'un entretien).
3. Les rappels de dispositions protectrices : les dispositions relatives au harcèlement moral, au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes, ainsi qu'à la protection des lanceurs d'alerte.

Ces trois blocs sont le coeur du document. Tout ce qui n'entre pas dans ce périmètre n'a rien à y faire, et une clause hors sujet pourra être écartée par l'inspection du travail.

La procédure d'adoption, étape par étape

C'est là que beaucoup d'entreprises trébuchent. Rédiger un bon texte ne suffit pas : la procédure conditionne sa validité. Elle se déroule en plusieurs temps.

• Consultation du CSE : le projet de règlement, et ses modifications ultérieures, doivent être soumis pour avis au comité social et économique. Cet avis est obligatoire, même s'il ne lie pas l'employeur.
• Transmission à l'inspection du travail : vous adressez le règlement, accompagné de l'avis du CSE, à l'inspecteur du travail, qui peut à tout moment exiger le retrait ou la modification des clauses non conformes au code du travail.
• Dépôt au greffe : le document est déposé au greffe du conseil de prud'hommes du ressort de l'entreprise.
• Publicité : il doit être porté à la connaissance des salariés par tout moyen, par exemple affiché sur les lieux de travail et d'embauche.

Le règlement fixe une date d'entrée en vigueur, postérieure d'un mois à l'accomplissement de ces formalités de dépôt et de publicité. Tant que ce parcours n'est pas bouclé, le texte ne produit aucun effet.

Note de service et adjonctions

Une prescription générale et permanente qui relève de l'un des trois domaines du règlement, mais que vous édictez par une simple note de service ou tout autre document, est considérée comme une adjonction au règlement intérieur. Elle est donc soumise aux mêmes formalités : consultation du CSE, transmission à l'inspection du travail, dépôt et publicité. Vous ne pouvez pas contourner la procédure en habillant une nouvelle règle disciplinaire en note interne.

Seule exception, l'urgence en matière d'hygiène et de sécurité. Des mesures immédiates justifiées par un danger peuvent s'appliquer sans attendre, à condition d'être aussitôt communiquées à l'inspecteur du travail et soumises au CSE. C'est la seule entorse admise au parcours normal.

Le faire vivre, pas seulement le classer

Un règlement intérieur n'est pas gravé dans le marbre. Chaque modification suit la même procédure que l'adoption initiale : consultation du CSE, transmission à l'inspection, dépôt, publicité. Pensez à le relire régulièrement, car les règles sur le harcèlement, les lanceurs d'alerte ou la santé au travail évoluent, et un texte daté finit par contenir des renvois obsolètes.

C'est aussi votre meilleur allié en matière disciplinaire. L'échelle des sanctions qu'il contient sécurise vos décisions, à condition qu'elles soient proportionnées et que la procédure disciplinaire soit respectée. Un avertissement, une mise à pied ou un licenciement mal cadrés se retournent vite contre l'entreprise. Ces règles collectives complètent, sans jamais s'y substituer, les clauses propres à chaque contrat de travail, comme une clause de non-concurrence ou une clause de mobilité, qui, elles, engagent individuellement le salarié.

En pratique

Si vous approchez des cinquante salariés, ne découvrez pas cette obligation le jour où vous devez sanctionner quelqu'un. Rédigez un texte sobre, cantonné aux trois domaines autorisés, faites-le passer devant le CSE, transmettez-le à l'inspection du travail et déposez-le au greffe. La procédure paraît lourde, mais elle est la condition même de l'efficacité du document. Un modèle sérieux, adapté par un juriste à votre convention collective, vous fait gagner du temps et vous évite les clauses illicites.

Sources : service-public.fr, code du travail (Légifrance), travail-emploi.gouv.fr.