Recruter son premier salarié

Vous avez décidé de franchir le cap : votre activité tourne bien, vous ne pouvez plus tout porter seul, et l'idée d'embaucher votre premier salarié fait son chemin. Bonne nouvelle, la démarche est balisée. Mauvaise nouvelle, les formalités sont nombreuses et le droit du travail tolère peu les impros. Voici comment s'y prendre, étape par étape, sans rien oublier.

Avant l'embauche : poser les bonnes fondations

Un recrutement raté coûte cher, parfois plusieurs mois de salaire. La première étape n'est pas administrative, c'est stratégique : définir précisément le poste, les missions, le profil attendu, le niveau de rémunération. Trop d'employeurs publient une annonce floue et s'étonnent ensuite des candidatures décevantes.

Avant de rédiger quoi que ce soit, posez-vous ces trois questions : quel problème concret ce recrutement résout-il ? Quels sont les résultats attendus dans les 6 premiers mois ? Est-ce un poste permanent (CDI) ou une mission temporaire qui justifie un CDD ? La réponse à la troisième question engage déjà votre responsabilité juridique. Un CDD utilisé à la place d'un CDI peut être requalifié, avec des indemnités à la clé.

Choisir la convention collective applicable

Avant même de rédiger le contrat, vous devez identifier la convention collective de branche qui s'applique à votre secteur. Elle conditionne la classification de votre salarié, les salaires minimaux, les durées de période d'essai spécifiques, les congés supplémentaires éventuels. La convention applicable est déterminée par votre code NAF (activité principale de l'entreprise) et doit figurer sur les bulletins de paie.

Pour trouver la vôtre, le site legifrance.gouv.fr ou le service info-conventions-collectives.travail.gouv.fr vous orientent selon votre code APE. Certaines branches imposent des salaires minima bien supérieurs au SMIC (bâtiment, métallurgie, chimie...). Vérifiez-le avant de fixer la rémunération.

Les formalités obligatoires à l'embauche

Une fois le profil trouvé et le contrat rédigé, plusieurs démarches sont incontournables dans un ordre précis.

1. La DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) : à envoyer à l'Urssaf au plus tôt 8 jours avant le début du contrat, au plus tard dans les instants qui précèdent la prise de poste. C'est cette déclaration qui vous immatricule comme employeur si c'est votre premier salarié. Elle se fait en ligne sur net-entreprises.fr ou via votre logiciel de paie.
2. La visite médicale d'embauche : depuis 2017, elle a été remplacée par une visite d'information et de prévention (VIP) auprès d'un service de prévention et de santé au travail (SPST). Elle doit avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste (avant pour certains postes à risque).
3. L'affiliation à la retraite complémentaire : tout employeur du secteur privé doit affilier ses salariés à une caisse Agirc-Arrco. Si vous n'avez pas encore de caisse, vous en choisissez une ou vous êtes rattaché à celle de votre branche.
4. La mise en place de la mutuelle : depuis 2016, tout employeur privé doit proposer à ses salariés une complémentaire santé collective, en finançant au minimum 50 % de la cotisation.
5. Le registre du personnel : à tenir dès le premier salarié. Il peut être tenu sur papier ou informatiquement. Y figurent le nom, la nationalité, la date de naissance, le poste, la date d'entrée et de sortie de chaque salarié.

Rédiger le contrat de travail

Pour un CDI à temps plein, la loi n'impose pas de contrat écrit, mais le bon sens l'exige. Un contrat écrit protège les deux parties. Il doit mentionner au minimum : l'identité des parties, la nature du poste et la classification, la rémunération brute, la durée du travail, la période d'essai si vous en prévoyez une, la convention collective applicable.

Pour un CDD ou un temps partiel, le contrat écrit est obligatoire. Une fiche détaillée sur les différences CDI/CDD est disponible sur ce site si vous hésitez sur le type de contrat à proposer.

La checklist du premier jour

Les premières obligations mensuelles : DSN et paie

Une fois votre salarié en poste, le cycle mensuel commence. Vous devez établir une fiche de paie chaque mois et la remettre au salarié. Parallèlement, vous effectuez la Déclaration Sociale Nominative (DSN) avant le 5 ou le 15 du mois suivant selon la taille de l'entreprise. La DSN remplace une trentaine d'anciennes déclarations : tout part en un seul flux vers l'Urssaf, la caisse de retraite complémentaire et les autres organismes.

Si les fiches de paie vous semblent complexes, notre article sur la fiche de paie décryptée et notre comparatif des logiciels de paie vous aideront à choisir entre gérer en interne ou déléguer à un expert-comptable. Notre recommandation : pour un premier salarié, confiez la paie à un cabinet ou utilisez un logiciel dédié. Le risque d'erreur en autogestion est élevé, et les cotisations mal calculées génèrent des redressements Urssaf.

Ne pas oublier la promesse d'embauche

Si vous avez conclu verbalement un accord avec votre futur salarié avant de signer le contrat, formalisez cet accord par écrit sous forme de promesse d'embauche. Elle engage les deux parties et protège l'employeur si le candidat se désiste au dernier moment.

Recruter son premier salarié, c'est un tournant dans la vie d'une entreprise. Les formalités sont nombreuses mais chacune a sa logique. L'essentiel est de ne pas improviser, de tout anticiper avant le premier jour, et de s'outiller pour la paie mensuelle. Passé la première embauche, les suivantes deviennent bien plus simples.

Sources : urssaf.fr, travail-emploi.gouv.fr, entreprendre.service-public.fr, net-entreprises.fr.