Le calcul des congés payés
Les congés payés semblent simples en surface : 5 semaines par an, tout le monde le sait. Mais le calcul de l'indemnité est plus subtil qu'il n'y paraît, et les règles de prise des congés comportent des obligations précises pour l'employeur. Une erreur de calcul peut vous exposer à un rappel de salaire plusieurs années après, majoré d'intérêts. Voici les règles qui s'appliquent concrètement.
L'acquisition : 2,5 jours ouvrables par mois
Chaque mois de travail effectif donne droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés, ce qui représente 30 jours ouvrables sur 12 mois (l'équivalent de 5 semaines de 6 jours ouvrables). Le dimanche n'est pas comptabilisé, mais le samedi si, même s'il n'est pas travaillé dans l'entreprise. C'est la différence entre jours ouvrables et jours ouvrés : si votre convention collective raisonne en jours ouvrés (lundi au vendredi), l'équivalent est 25 jours.
Sont assimilées à du travail effectif pour l'acquisition des congés : les absences pour maladie professionnelle ou accident du travail, les congés maternité, paternité ou adoption, les congés de formation, les jours fériés chômés, le temps de trajet pour les déplacements professionnels. En revanche, une maladie ordinaire ne génère des congés que depuis la loi du 22 avril 2024, qui aligne la France sur le droit européen : désormais, un salarié malade continue d'acquérir des congés, à raison de 2 jours ouvrables par mois d'arrêt (dans la limite de 24 jours par an en cas d'arrêt maladie non professionnelle).
Arrêt maladie et congés payés : la nouvelle règle depuis 2024
Depuis la loi du 22 avril 2024, un salarié en arrêt maladie ordinaire acquiert des congés payés à hauteur de 2 jours ouvrables par mois d'absence (contre 2,5 jours en cas de travail effectif). L'employeur doit informer le salarié de ses droits dans le mois qui suit son retour. Ces droits sont acquis rétroactivement depuis décembre 2009.
La période de référence
L'acquisition des congés se fait sur une période de référence qui court, par défaut, du 1er juin de l'année N au 31 mai de l'année N+1. Les congés acquis sur cette période doivent en principe être pris entre le 1er mai et le 31 octobre (période légale), sauf accord de branche ou d'entreprise qui peut l'étendre.
Un accord collectif peut modifier la période de référence et l'aligner sur l'année civile (1er janvier au 31 décembre), ce qui simplifie la gestion. Beaucoup d'entreprises fonctionnent ainsi aujourd'hui.
Le calcul de l'indemnité de congés payés
Quand un salarié prend ses congés, vous lui versez une indemnité de congés payés. Deux méthodes de calcul coexistent, et vous devez appliquer celle qui est la plus favorable au salarié.
| Méthode | Formule | Avantage |
|---|---|---|
| Règle du 1/10e | 1/10e de la rémunération brute totale versée pendant la période de référence | Favorable si le salarié a eu des primes ou des heures sup sur la période |
| Maintien de salaire | Salaire qu'aurait perçu le salarié s'il avait travaillé | Favorable si la rémunération est stable et régulière |
La règle du 1/10e est calculée ainsi : on additionne toutes les sommes ayant le caractère de salaire versées pendant la période de référence (salaire de base, primes d'assiduité, d'ancienneté, heures supplémentaires, avantages en nature...), puis on divise par 10. Ce dixième représente l'indemnité totale pour l'ensemble des congés acquis sur la période. Pour savoir ce que vaut un jour de congé, on divise par le nombre de jours ouvrables de congés acquis.
Calculateur congés payés
Estimation indicative. Le résultat retenu doit être le plus favorable au salarié. Consultez votre convention collective pour les règles spécifiques.
La prise des congés : qui décide ?
C'est l'employeur qui fixe les dates de départ en congés, après consultation des salariés et respect des règles de la convention collective. Le salarié ne peut pas partir quand il veut. En contrepartie, vous ne pouvez pas refuser indéfiniment les congés ou les annuler à la dernière minute sans raison sérieuse.
La loi impose que le salarié prenne au minimum 12 jours ouvrables consécutifs pendant la période principale (1er mai au 31 octobre). Le congé principal ne peut pas être fractionné en dessous de 12 jours sans l'accord du salarié. Au-delà, le fractionnement est possible, et peut même générer des jours supplémentaires de fractionnement si une partie des congés est prise hors période légale.
Que se passe-t-il à la fin du contrat ?
Si un salarié quitte l'entreprise (démission, licenciement, rupture conventionnelle) avant d'avoir épuisé ses congés acquis, vous lui devez une indemnité compensatrice de congés payés. Elle est calculée selon la même règle des deux méthodes (la plus favorable), et est soumise aux cotisations sociales comme un salaire ordinaire.
Ne pas la verser ou la sous-estimer est l'une des erreurs les plus fréquentes lors d'une rupture de contrat. Le salarié peut réclamer jusqu'à 3 ans après, et les Prud'hommes accordent régulièrement des rappels de salaire majorés d'intérêts.
Pour tout ce qui touche à la gestion mensuelle du salarié, notre article sur la fiche de paie décryptée et le guide pour archiver ses bulletins de salaire complètent utilement ce sujet.
Les congés en pratique : quelques cas concrets
Prenons un salarié qui touche un salaire brut mensuel de 2 400 € avec, sur la période de référence, une prime d'objectif de 2 000 € versée en janvier. Sa rémunération brute totale sur 12 mois est donc de 2 400 x 12 + 2 000 = 30 800 €. Son indemnité totale de congés au titre de la règle du 1/10e est de 3 080 €. Pour 5 jours de congés pris (sur 30 acquis), l'indemnité est de 3 080 / 30 x 5 = 513 €.
Avec la méthode du maintien, son salaire journalier de référence serait de 2 400 / 21,67 (jours ouvrés moyens par mois) = 110,75 €. Pour 5 jours : 553,75 €. Ici, le maintien est plus favorable. Votre logiciel de paie doit comparer automatiquement les deux résultats et retenir le plus élevé : c'est une obligation légale, pas une option.
Ce que les conventions collectives peuvent changer
La loi fixe un plancher, mais votre convention collective peut améliorer les droits à congés. Certaines branches accordent des congés supplémentaires (congés d'ancienneté après 3 ou 5 ans de présence, congés pour événements familiaux au-delà du légal, fractionnement différent...). Vérifiez systématiquement votre convention avant d'appliquer les seuls minima légaux : un employeur qui verse moins que ce que prévoit la convention s'expose à des rappels de salaire.
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Les congés payés, c'est l'un de ces sujets où les erreurs se paient longtemps après. Calculer le 1/10e au moment de la rupture, respecter les règles de fractionnement, et documenter la prise des congés tout au long de l'année : trois habitudes qui évitent la plupart des contentieux.
Sources : service-public.fr, travail-emploi.gouv.fr, legifrance.gouv.fr, loi n° 2024-364 du 22 avril 2024.
